Privaatsuspoliitika

Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Isikuandmeid kogume selleks, et täita erinevate õigus- ja haldusaktidega Kiili vallale pandud ülesandeid. Isikuandmete töötlemisel järgime isikuandmete kaitse seaduses sätestatud põhimõtteid.

Kiili Vallavalitsuse ametnikke, kes puutuvad oma töös kokku isikuandmetega, on koolitatud täitma isikuandmete kaitse seadust ja avaliku teabe seadust.

Andmete töötlemine vallavalitsuses toimub eelkõige isikute enda algatusel.

Isikuandmeid töödeldakse:

  1. isikute poolt esitatud avalduste täitmisel;
  2. esitatud teabenõuete, selgitus- ja märgukirjade menetlemisel;
  3. ürituste (müügilubade) korraldamisega seotud dokumentide menetlemisel;
  4. vabade ametikohtade täitmiseks korraldatavatel konkurssidel osalemisel;
  5. muudel juhtudel.

Vallavalitsuse algatusel võib isikuandmete töötlemine toimuda:

  1. seadustest tulenevate toimingute ja järelevalvetoimingute teostamisel;
  2. hangete läbiviimisel;
  3. lepingute sõlmimisel;
  4. statistiliste aruannete esitamisel.

Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Kiili Vallavalitsuses ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Isikuandmeid (nt nimi ja kontaktandmed, isikuga seotud probleemi kirjeldamine vms) sisaldavad kõik füüsiliste isikute esitatud selgitustaotlused, märgukirjad ja teabenõuded (pöördumised). Samuti võib isikuandmeid sisaldada muult asutuselt saabunud kiri (näiteks koopia vastusest isiku pöördumisele).

Isikuandmed on vajalikud kirjale vastamiseks või kirja pädevale asutusele edastamiseks.

Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle vastamiseks vastavale asutusele. Kirja edastamisest teavitame saatjat.

Kiri registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Kui kiri sisaldab teavet, mis võib kahjustada oluliselt isiku eraelu puutumatust (näiteks isikuga seotud probleemi kirjeldamine) või muid andmeid, millele juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestame sellele juurdepääsupiirangu. Teiselt asutuselt saabunud kirjale kehtestab vajadusel juurdepääsupiirangu kirja saatja.

Füüsilise isiku pöördumisele selles sisalduvate isikuandmete tõttu dokumendiregistri kaudu üldjuhul avalikku juurdepääsu ei võimaldata.
Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sh isiku initsiaalid, kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang avaliku teabe seaduse § 35 lõike 1 punktide 11, 12, 13, 14, 15 või 16 alusel.
Kirjade saatmine toimub elektroonselt kas e-posti teel või dokumendivahetuskeskuse kaudu. Kirja saaja soovi kohaselt saadetakse kiri postiga (vastavalt vajadusele kas lihtpostiga või tähitud postiga).

Kiili Vallavalitsusele ja Kiili Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid

Kiili Vallavalitsusele ning Kiili Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris.
Isikuandmeid (isiku nimi, isikukood, elukoht, kontaktandmed on esitatud ühes ja samas dokumendis) ning eraelulist teavet ja delikaatseid isikuandmeid sisaldavatele alusdokumentidele me dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimalda.

Ametnikud edastavad vallavalitsusele arutamiseks ja otsustamiseks esitatavad dokumendid vallavalitsuse infosüsteemi WebDesktop kaudu.

Kiili Vallavalitsuse korraldus ja Kiili Vallavolikogu otsus on üksikakt, mis sisaldab isikuandmeid, kui korraldusega või otsusega reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi (nt korraldus ehitusloa andmise kohta, sotsiaaltoetuse maksmise kohta, korraldatud jäätmeveost vabastamise kohta; otsus detailplaneeringu kehtestamise kohta jmt). Korralduse või otsuse eelnõu valmistab vallavalitsuse või -volikogu istungile ette vastava valdkonna ametnik. Kui eelnõu sisaldab delikaatseid isikuandmeid või isikuandmetena isiku nime, isikukoodi ja elukohta, märgitakse nii eelnõule kui ka üksikaktile juurdepääsupiirangu alus ning tähtaeg. Isikuandmed sisalduvad üldjuhul ka korralduse või otsuse alusdokumentides.

Kandideerimine ameti- või töökohale vallavalitsuses

Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave).

Kandideerimisega seotud kirjavahetus registreeritakse vallakantselei dokumendiregistris. Dokumendiregistris kuvatakse dokumentide registriandmed ja kandidaadi initsiaalid, dokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Kõik isiku kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese kandideerimise kohta. Teave kandidaadi ametisse nimetamise või tööle võtmise kohta on avalik.

Juurdepääsu kandideerija dokumentidele võimaldame ametnikele ja isikutele, kes on seotud kandidaadi valiku otsustusprotsessiga.

Kandideerijate avaldused koos juurdekuuluvate dokumentidega säilitame viis aastat.

Dokumentide säilitamine

Rahvusarhiiv on hinnanud vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktid ning protokollid arhiiviväärtusega dokumentideks. Neid dokumente säilitame alatiselt ning need kuuluvad üleandmisele Rahvusarhiivi. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, ei võimalda Rahvusarhiiv sellele juurdepääsu kuni avaliku teabe seaduse alusel kehtestatud piirangu tähtaja lõpuni. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse dokumendi säilitustähtaja möödumisel.
Kiili Vallavalitsuses säilitakse alates aastast 2014 kõiki dokumente elektroonselt.
Kirjavahetust säilitame viis aastat.

Õigus enda andmetega tutvuda ning nõuda ebaõigete andmete parandamist

Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda. Kui isikuandmed ei ole avalikustatud veebilehel, on võimalik esitada andmete saamiseks taotlus. Võimalusel väljastame andmed taotleja soovitud viisil viie tööpäeva jooksul taotluse registreerimisest.

Kui isikuandmed on juurdepääsupiiranguga, peame veenduma taotleja isikusamasuses. Andmete väljastamise eest paberil on võimalik alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Taotluse jätame rahuldamata, kui selle rahuldamine võib:

  1. kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
  2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
  3. raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
  4. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Igaühel on õigus nõuda enda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Kiili valla toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).
 
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab ametiasutus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seadusele (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) peavad kohaliku omavalitsuse volikogu ja vallavalitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning komisjonide koosolekute protokollid olema igaühele kättesaadavad. Õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute nimesid, elukohti ning kontaktandmeid. Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud seaduse alusel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, õigusakti ei avalikustata (kohaliku omavalitsuse korralduse seadus § 31 lg 2 ja § 51 lg 8). Kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teave, õigusakti või protokolli ei avalikustata.

Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded". Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

  1. dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
  2. puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
  3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded" avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt  Riigi Teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärus; Ametlikud Teadaanded).

Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigetele 2 ja 3 tuginedes võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse § 23 lõike 2 alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel).

Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a korruptsioonivastase seaduse § 23 lõike 2 alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel).